Vergaderen en besluitvorming tijdens de corona-crisis

Publicatie

24 maart 2020

Een besluit moet tot stand komen als “vrucht van onderling overleg”, zo bepaalde de Hoge Raad reeds in 1969. Deze regel ziet in beginsel op de besluitvorming van alle organen van rechtspersonen en geldt zowel in het Europese deel als het Caribische deel van ons Koninkrijk. Dat onderlinge overleg zal gewoonlijk worden gevoerd in een vergadering waaraan de leden van het desbetreffende orgaan deelnemen. Maar hoe gaat dat in zijn werk wanneer overheidsmaatregelen in verband met de corona-crisis de mogelijkheden voor mensen om bijeen te komen aan banden leggen?

Overheidsmaatregelen

In veel landen hebben reisbeperkingen het lucht- en maritieme verkeer stilgelegd of tot een minimum beperkt. Er is een wereldwijde oproep tot social distancing. In Aruba geldt een avondklok. In Sint Maarten moeten niet-essentiële ondernemingen en organisaties verplicht hun deuren sluiten. Nederland heeft – in de woorden van Rutte – een “intelligente lockdown” afgekondigd. De overheid van Curaçao heeft iedereen dringend verzocht zoveel mogelijk thuis te blijven en alleen de deur uit te gaan om “essentieel werk te verrichten” of voor dringende boodschappen etc. Dergelijke maatregelen hebben ingrijpende gevolgen voor zowel het dagelijkse leven als het bedrijfsleven op onze eilanden. Ook van de meeste bestuurders, commissarissen en aandeelhouders wordt verwacht dat zij voorlopig thuis blijven. 

Bestuursvergaderingen

In een ideale wereld zouden bestuursvergaderingen worden uitgesteld tot wanneer mensen weer veilig in persoon kunnen vergaderen. De huidige crisis zal voor veel ondernemingen echter aanleiding zijn om de strategie, het beleid en/of de inrichting van de eigen organisatie – al dan niet tijdelijk – te herzien. Anno 2020 biedt de technologie gelukkig goede alternatieven voor fysieke bijeenkomsten. Aangezien besluitvorming van het bestuur in beginsel vormvrij is zal een meerhoofdig bestuur over het algemeen gebruik kunnen maken van elektronische communicatiemiddelen (e.g. video conference). Van belang is dat de techniek faciliteert dat alle deelnemers aan het debat kunnen deelnemen en men elkaar goed kan verstaan.

Is het vanuit fiscaal perspectief (e.g. substance vereisten) of anderszins gewenst dat tenminste een deel van het bestuur bijeen komt, dan kan ook met volmachten worden gewerkt om de groep aanwezigen zo klein mogelijk te houden. Verder kan natuurlijk gedacht worden aan schriftelijke besluitvorming buiten vergadering mits alle bestuurders zich daarin kunnen vinden.

Let goed op eventuele voorschriften of beperkingen in statuten of reglement ten aanzien van bestuursvergaderingen en besluitvorming van het bestuur. Wat hiervoor over het bestuur is geschreven geldt in algemene lijnen ook voor een raad van commissarissen of one-tier board bestaande uit uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders.

Aandeelhoudersvergaderingen

Zolang de strenge overheidsmaatregelen vanwege de corona-crisis van kracht blijven, zal het houden van een algemene vergadering van aandeelhouders van een vennootschap met een groot aandeelhoudersbestand lastig zijn te organiseren. De gezondheid en veiligheid van de aandeelhouders en overige bij de besluitvorming betrokkenen dient voorop te staan. Op Curaçao vereist de wet dat er tenminste eenmaal per boekjaar een algemene vergadering wordt gehouden of besluitvorming buiten vergadering plaatsvindt. Aangezien aandeelhoudersaangelegenheden zoals de goedkeuring van de jaarrekening en benoemingen veelal geen spoedeisend karakter hebben in geval van niet genoteerde ondernemingen, lijkt uitstel – waar nodig en indien mogelijk – voor de hand te liggen.

Het lastige is dat niemand weet hoe lang de corona-crisis en daarmee samenhangende maatregelen het dagelijkse leven zullen blijven ontregelen. Een alternatief voor de fysieke aandeelhoudersvergadering biedt de wettelijke mogelijkheid van besluitvorming door schriftelijke stemuitbrenging buiten vergadering. De wet op Curaçao staat toe dat aandeelhouders schriftelijk stemmen uitbrengen via bijvoorbeeld e-mail of een ander tekst overbrengend communicatiemiddel, mits het gebruik van dergelijke communicatiemiddelen statutair niet is beperkt. Zijn de aandelen verdeeld over een grote groep aandeelhouders dan kan besluitvorming buiten vergadering lastig zijn te organiseren. Alle vergadergerechtigden moeten namelijk met deze wijze van besluitvorming instemmen. Zijn er toonderaandelen in omloop dan behoort besluitvorming buiten vergadering niet tot de mogelijkheden.

Door middel van volmacht verlening zou de groep ter vergadering aanwezigen beperkt kunnen worden. Voldoende is de aanwezigheid van de voorzitter, de secretaris en van een door de aandeelhouders gevolmachtigd persoon die de stemmen zal uitbrengen. De vraag is in hoeverre een vennootschap deze wijze van besluitvorming kan opleggen. In de oproeping voor een vergadering kunnen aandeelhouders vriendelijk doch dringend worden verzocht om veiligheidsredenen niet ter vergadering te verschijnen en in plaats daarvan stemvolmacht te verlenen. Maar als een aandeelhouder er op staat zijn vergaderrecht en/of stemrecht in persoon uit te oefenen, dan zal het lastig kunnen zijn deze aandeelhouder de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Dat zal mogelijk anders zijn wanneer een aandeelhouder symptomen van COVID-19 heeft. Het ligt echter niet voor de hand dat ter beoordeling van de voorzitter of secretaris te laten. Het openbaar belang en de eisen van redelijkheid en billijkheid zullen in de afweging moeten worden meegenomen.

Hoewel bij discussie altijd het risico bestaat van aantastbare besluitvorming, menen wij dat in de huidige crisistijd uitzonderlijke maatregelen goed te verdedigen zijn. Zeker wanneer deze maatregelen beogen de veiligheid te waarborgen van degenen die bij de organisatie van de vennootschap zijn betrokken.

Elektronisch vergaderen

Anders dan in Nederland kennen de wetten van de Caribische delen van het Koninkrijk niet de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan een algemene vergadering van aandeelhouders of een algemene ledenvergadering deel te nemen. In Nederland wordt momenteel zelfs gepleit voor de invoering van een noodwet die een volledig virtuele algemene vergadering voor beursvennootschappen mogelijk moet maken. Dat de Caribische delen van het Koninkrijk dergelijke wetgeving niet hebben betekent niet dat elektronisch vergaderen op de eilanden niet is toegestaan. Indien de statuten die mogelijkheid niet uitsluiten kan dit een oplossing bieden om mensen op afstand deel te laten nemen aan de vergadering.

Belangrijke aandachtspunten bij een elektronische vergadering zijn de identificatie van aandeelhouders/leden die door middel van elektronische communicatiemiddelen aan de vergadering deelnemen en de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie (e.g. internetverbinding en eventuele internetportal).

Raadgevende stem

Ongeacht hoe de beraadslaging en besluitvorming van de aandeelhouders wordt ingericht, denk er aan de bestuurders en commissarissen altijd in de gelegenheid te stellen hun raadgevende stem uit te oefenen. In de praktijk zien we vaak dat dit wordt vergeten, met vernietigbare besluitvorming tot gevolg.

Meer informatie

Wil u meer informatie over dit onderwerp, neem dan contact op met Tjarda Tazelaar of Sixiènne Jansen of stuur een mail naar coronahelpdesk@ekvandoorne.com