Bonaire in Business: Transparant inkopen en aanbesteden

Blog

15 november 2015

Aanbesteden. In Europees Nederland is het een gewoonte. Als de waarde van een opdracht voor de levering van producten, de inkoop van diensten en het uitvoeren van (bouw)werken daar een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, dan zijn overheden en overheidsbedrijven verplicht die opdracht aan te besteden. Andere ondernemingen zijn niet verplicht om aan te besteden, maar maken vaak gebruik van dezelfde inkoopprocedures om het beste inkoopresultaat te behalen en om verantwoording te kunnen afleggen over de besteding van hun middelen.

Op Bonaire zit het wettelijk kader anders in elkaar, maar is er toenemende belangstelling voor het toepassen van aanbestedings- en inkoopprocedures. Vaak geïnspireerd door de Europese aanbestedingsprocedures. Waar moet je als ondernemer rekening mee houden en hoe kun je daarmee je voordeel doen?

Aanbestedingsrecht op Bonaire

Een Bonairiaanse ondernemer zal tevergeefs zoeken naar de Aanbestedingswet BES en ook de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn op Bonaire niet van toepassing. Nederlandse Ministeries die werk laten uitvoeren op Bonaire (zoals de brandweerkazerne) passen de Nederlandse aanbestedingsregels meestal wel in een of andere vorm toe.

Als de aanbestedingsregels op Bonaire niet van toepassing zijn, betekent dat dan dat overheden of overheidsbedrijven op Bonaire inkoopprocedures volledig naar eigen inzicht kunnen vormgeven? Dat is een ingewikkelde juridische vraag die op Bonaire nog niet is beantwoord. Er is veel voor te zeggen dat overheden en overheidsbedrijven toch minimaal de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht moeten nemen. Dat zou betekenen dat zij iedere inkoopprocedure moeten opzetten met toepassing van het gelijkheidsbeginsel, het transparantiebeginsel en het zorgvuldigheidsbeginsel. Dat houdt kort gezegd in dat alle ondernemers de mogelijkheid moeten krijgen  om hun interesse voor opdrachten kenbaar te maken en dat de selectie moet plaatsvinden op een open en eerlijke manier.

Afgezien van deze juridische randvoorwaarden kunnen overheden, overheidsbedrijven, maar ook private ondernemingen er (vrijwillig) voor kiezen om hun inkoopbeleid volgens deze algemene beginselen of zelfs volgens (Nederlandse) aanbestedingsregels vorm te geven.

Waarom aanbesteden? 

Het is natuurlijk gemakkelijk om een goede bekende of een bedrijf waarmee je al regelmatig zaken hebt gedaan een opdracht te gunnen. Daarover verantwoording afleggen is iets moeilijker. Als je potentiële opdrachtnemers of leveranciers niet laat meedingen naar een opdracht, dan is het erg lastig om met zekerheid te kunnen zeggen dat je de laagste prijs met de beste kwaliteit hebt bedongen. Door een aanbestedingsprocedure te organiseren stel je de markt in de gelegenheid om zijn werk te doen. Bij een goede inrichting van de procedure zal dit leiden tot het beste aanbod voor de laagste prijs.

Sommige overheidsbedrijven, zoals WEB, hebben daarom een inkoopbeleid geformuleerd waarin ze aangeven welke uitgangspunten ze hanteren en hoe ze inkoopprocedures vormgeven. In dat beleid staat opgenomen voor welke soort opdrachten welke inkoopprocedure wordt toegepast en hoe de procedures in het algemeen verlopen. Ondernemers die in aanmerking willen komen voor opdrachten weten daardoor direct waar ze aan toe zijn.

Inkoopprocedures

De meest transparante, maar ook de meest arbeidsintensieve procedure, is de procedure van de openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding wordt via lokale kranten en websites kennis gegeven van de opdracht. Iedereen kan aan de aanbesteding meedoen. In een aanbestedingsdocument (ook wel aanbestedingsleidraad genoemd) wordt precies beschreven welke voorwaarden en criteria worden gehanteerd en wat de planning is. Na het indienen van de ‘inschrijving’ (het aanbod) worden alle inschrijvingen beoordeeld en wordt de opdracht ‘gegund’.

Als een aanbesteder verwacht dat er te veel partijen willen meedoen, dan zal hij na de publicatie eerst een selectie maken van partijen die voldoende kwalificaties hebben om mee te doen aan het vervolg. Dat dient te gebeuren volgens van tevoren vastgestelde, objectieve en transparante criteria (zoals bijvoorbeeld referenties of bepaalde certificaten). Daarna verloopt de procedure conform de openbare procedure, maar alleen met de geselecteerde partijen. Deze procedure wordt de niet-openbare procedure of procedure met voorafgaande selectie genoemd.

Naast een aantal procedures voor grote en ingewikkelde projecten, die ik hier niet nader zal beschrijven, wordt in de praktijk vaak de zogenaamde ‘onderhandse procedure’ of onderhandelingsprocedure toegepast. Bij deze procedure nodigt de aanbesteder enkele ondernemers uit om een inschrijving te doen en daarvoor of daarna van gedachten te wisselen over de inhoud van de opdracht. Omdat hierdoor niet iedereen in de gelegenheid wordt gesteld om mee te doen, mag deze procedure volgens de Europees-Nederlandse regels alleen in uitzonderingsgevallen worden toegepast. In het aanbestedingsbeleid van overheden of overheidsbedrijven wordt deze procedure dan vaak ook alleen maar toegepast voor opdrachten met een kleine financiële omvang.

Criteria

Het is het eenvoudigst voor een aanbesteder om de inschrijvingen te beoordelen aan de hand van het criterium van de laagste prijs. Vaak is kwaliteit echter ook belangrijk, waardoor de inschrijvingen worden beoordeeld op het zogenaamde criterium van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Vaak worden dan punten gescoord voor bijvoorbeeld een ontwerp, garanties of voor bijdrage aan de lokale economie (social return). Die punten worden dan vertaald in een fictieve korting op de inschrijfsom, waardoor een inschrijving met een hogere prijs toch de opdracht kan krijgen, omdat deze kwalitatief zijn concurrenten overtreft. Het is niet eenvoudig om daar een goed en passend systeem voor te bedenken, maar als dat lukt, dan krijgt de aanbesteder waar voor zijn geld.

Kansen voor ondernemers

Als ondernemer is het belangrijk lokale kranten en websites goed in de gaten te houden, zodat u tijdig op de hoogte bent van aanbestedingen. Misschien zou het Openbaar Lichaam Bonaire zelfs te bewegen zijn om een platform te faciliteren om aanbestedingen te publiceren. In Nederland is dat al gebeurd in de vorm van ‘Tenderned’.

Als je als ondernemer deelneemt aan een aanbesteding, dan is het altijd mogelijk om vragen te stellen over de aanbestedingsprocedure en de te hanteren criteria. Slimme ondernemers grijpen deze kans aan om de aanbesteder te overtuigen om andere of herziene criteria te hanteren, die hun scoringskans wellicht vergroten.

Als lokale ondernemer op Bonaire is het helemaal niet verkeerd om de aanbesteder te vragen om na te denken over criteria van social return. Dergelijke criteria kunnen een inschrijver die de lokale economie stimuleert belonen voor zijn of haar bijdrage in de vorm van een hogere score. Vanuit Europees perspectief worden dergelijke criteria met gemengde gevoelens bekeken, maar er is veel voor te zeggen om dit in onze economie toe te passen.

Conclusie

Aanbesteden is een mooie en transparante manier om verantwoord te kunnen inkopen. Voor iedere aanbesteding is er wel een passende procedure te vinden of te ontwerpen, die recht doet aan de lokale omstandigheden en ondernemers kansen biedt om naar opdrachten mee te dingen. Voor ondernemers biedt dit mogelijkheden om zich te onderscheiden en hun kansen op de gunning van opdrachten te vergroten.

Tom Peeters is een ervaren en gespecialiseerd vastgoedadvocaat en manager van onze vestiging op Bonaire. Hij  publiceert regelmatig over onder andere projectontwikkeling, duurzaamheidsprojecten, coöperaties en aanbestedingen. Via dit blog deelt hij zijn kennis en ervaring over deze en andere uiteenlopende juridische onderwerpen, waarmee ondernemers op Bonaire worden geconfronteerd.